Осенью прошлого года стартовал новый этап по переходу бизнеса на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). В том числе подобные цифровые документы стали удостоверять нотариусы. Как показывает статистика, количество обращений за нотариальными МЧД растет с первого месяца. Если в сентябре нотариусы сделали 184 такие доверенности, то в конце года их было уже в 4,2 раза больше. На сегодняшний день российские нотариусы удостоверили более 2,3 тысячи МЧД.
Уже с 1 сентября 2024 года применение машиночитаемых доверенностей станет для компаний обязательным. Поэтому спрос на доверенности в таком формате продолжит активно расти.
Главная цель стандартизированного формата «цифровой» доверенности — сделать электронный документооборот более эффективным и защищенным. «Введение единого формата МЧД сводит к минимуму вероятность ошибок при обработке такого рода документов, их фальсификации и использования в неправомерных целях. Предотвращает риски нарушения требований законодательства к обязательности нотариальной формы доверенности, что нередко влечет за собой оспаривание совершенных сделок», — отмечает президент Федеральной нотариальной палаты (ФНП) Константин Корсик.
Напомним, что проект по внедрению единого формата МЧД реализуется на базе совместной технологии Федеральной налоговой службы и Федеральной нотариальной палаты. ФНП участвует как в разработке форматов машиночитаемых доверенностей, так и в разработке классификаторов полномочий. В Единой информационной системе (ЕИС) нотариата развернут специальный функционал на базе распределенного реестра блокчейн.
Что изменилось
Раньше у компании могли быть десятки и даже сотни электронных подписей, которыми пользовались разные сотрудники. Теперь в соответствии с законом электронную подпись юрлица может получить только единоличный исполнительный орган: генеральный директор, председатель правления или, допустим, президент организации. То есть человек, который может действовать от имени компании без доверенности. С 1 сентября 2023 года все остальные сотрудники не могут получать новые сертификаты на электронную подпись с реквизитами юрлица. Они могут получать и подписывать документы только цифровыми подписями физлица. Для подтверждения полномочий подписанта как раз и нужна МЧД, выданная руководителем компании.
То есть генеральный директор выдает машиночитаемую доверенность, например, начальнику отдела. А тот передает электронные документы на регистрацию в Росреестр или сдает бухгалтерскую отчетность компании, подписывая их своей электронной подписью физлица. Плюс к пакету документов прикладывается МЧД, из которой видно, что у человека есть разрешение на те действия, которые он совершает.
Если сертификаты на электронную подпись с реквизитами юрлица выданы сотрудникам компании до 1 сентября 2023 года и они все еще действуют, ими пока еще можно пользоваться. Но с 1 сентября текущего года все должны будут начать работать по новым правилам.
Какие МЧД востребованы
В первую очередь МЧД нужны для отправки отчетности и взаимодействия с различными государственными органами: ФНС, фондами, Банком России. Также они могут использоваться, например, для документооборота с контрагентами.
Машиночитаемые доверенности подлежат обязательному нотариальному удостоверению в тех же случаях, что и традиционные бумажные. Например, если передаются полномочия подавать заявления о госрегистрации прав и сделок. Один из частых случаев — когда МЧД делают застройщики для регистрации прав в Росреестре.
Также доверенность нужно удостоверить у нотариуса, если речь идет о распоряжении зарегистрированными в госреестрах правами. Это все, что касается авторского права, патентов и т.п. Еще на доверенности должна быть «печать» нотариуса, если по ней будут совершаться сделки, которые сами по себе требуют нотариальной формы. Допустим, сделки с долями.
Визит в нотариальную контору обязателен и за доверенностью, по которой планируется передоверие или когда нужно оформить само передоверие. Один из частых вопросов: можно ли уже сейчас делать МЧД с передоверием? Да, такой функционал в системе предусмотрен. При этом важно помнить, что в машиночитаемом формате можно сделать передоверие только по МЧД (а по обычной, бумажной доверенности — нет).
Практика нотариусов с МЧД не ограничивается только обязательной нотариальной формой. Так, например, для передачи отчетности от ИП или для взаимодействия с налоговыми органами от имени физлица необходима нотариальная доверенность. А вот юрлица для этих целей могут выдавать доверенности с подписью руководителя и печатью, если она есть. Однако нередко и организации оформляют подобные доверенности в нотариальной форме. Бывает, что об этом просят компании, которые оказывают услуги по бухучету, — для подстраховки.
Также за нотариальными МЧД могут обращаться, например, для работы на торговых площадках или для подачи проектных деклараций. Кроме того, нотариус может «выручить» организации, чьи данные в ЕГРЮЛ, например, о гендиректоре закрыты (ст. 6 Закона № 129-ФЗ). Таким компаниям, чтобы создать МЧД, потребуется помощь нотариуса.
Тариф за удостоверение МЧД не отличается от тарифа за классическую, бумажную доверенность. При необходимости машиночитаемые доверенности могут быть удостоверены и на выезде.
Удобные сервисы
Нотариусы отмечают удобство сервисов нотариата по созданию машиночитаемых доверенностей и то, что данный программный продукт позволяет удостоверять даже самые сложные варианты таких документов. Например, доверенности от юридических лиц, имеющих пирамидальную структуру управления, при которой одно юрлицо управляется другим юрлицом.
Уже сейчас в нотариальных МЧД можно указывать различное количество представителей. Кроме того, в сервисах ЕИС нотариата доступна функция по созданию черновиков МЧД. Это позволяет нотариусу заранее подготовить проект документа, внести в него требуемые реквизиты компании и иные необходимые данные. После того как совершены все проверки и в комфортном для заявителя режиме согласован текст документа, финальный этап подписания и удостоверения машиночитаемой доверенности может занимать не более 5 минут.
Сервисы будут совершенствоваться и дальше. Например, в планах на ближайшие месяцы — добавить статус нового действующего лица, переводчика. Если заявитель (допустим, генеральный директор компании) является иностранцем и не владеет русским языком, для удостоверения МЧД потребуется участие переводчика. И сведения о нем также должны заноситься в доверенность. Для этого в схеме МЧД появится соответствующая опция.
Один из популярных вопросов к нотариусам: можно ли отозвать часть полномочий, вписанных в МЧД? Нет, технология так устроена, что машиночитаемую доверенность можно аннулировать только целиком. И создать новую с актуальным перечнем полномочий.
Чем отличается МЧД от PDF-доверенности
Нотариальные МЧД хранятся в Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей — распределенном реестре ФНС России. При этом они также регистрируются в реестрах нотариата. Удобно, что машиночитаемую доверенность не нужно носить с собой и предъявлять физически. Если заявитель просит, нотариус может отправить ему цифровой документ, например, по электронной почте или в личный кабинет на портале нотариат.рф.
Бумажные и электронные доверенности в формате PDF продолжат существовать дальше. Однако нужно понимать, что простой электронный документ — это картинка в формате PDF с определенными реквизитами и защитой цифровой подписью, которую можно прочесть самостоятельно на экране или распечатать. Отличие машиночитаемой доверенности от электронной скан-копии бумажной доверенности в том, что МЧД выполняется в формате XML, составленном по утвержденной XSD-схеме. В целом такие доверенности можно проверять автоматически в адаптированных для этого информационных системах.
В перспективе единый формат машиночитаемых доверенностей, который будет приниматься госорганами, представителями бизнеса, кредитными и прочими организациями, упростит получение услуг или осуществление других юридически значимых действий в электронной форме для широкого круга участников гражданского оборота.
